Der Cloud-Dienst Podio im Praxis-Test

Nachdem wir Ihnen in der letzten Woche das Thema Cloud Computing im Allgemeinen näher gebracht haben, gehen wir diese Woche direkt in die Praxis und stellen Ihnen eine Möglichkeit des Cloud-basierten Arbeitens mit Podio vor. Podio ist ein Cloud-Anbieter, der von immer mehr Unternehmen genutzt wird. Wir haben für Sie den Praxis-Test gemacht, um herauszufinden, ob sich der Dienst lohnt oder ob es sich dabei eher um Zeitverschwendung handelt.

 

Cloud-Networking zum Abbau von Informationsinseln

 

Nachdem das soziale Netzwerk Facebook ein voller Erfolg geworden und in aller Munde war, dachten sich die drei Dänen Jon Froda, Anders Pollas und Andreas Haugstrup Pedersen im Jahr 2009, dass man das Prinzip des Social Networkings auch auf den Bereich Business anwenden könne. Dieser Gedanke war die Grundlage zur Entstehung von Podio. Die Plattform ermöglicht ihren Nutzern verschiedene Formen des Austauschs. Dieser erfolgt in Form von:

  • Kommunikation
  • Projektplanung
  • Arbeits-Prozesse
  • Veränderungen und Anmerkungen

 

Besonders im Falle komplexer Projekte oder Arbeitsstrukturen ist eine Plattform wie Podio sehr sinnvoll. Sie passt sich den Arbeitsprozessen perfekt an und bietet verschiedene Möglichkeiten des Controllings. Ein weiterer wichtiger Vorteil von Podio ist der Abbau von sogenannten Informationsinseln. Im Normalfall werden Informationen innerhalb eines Unternehmens oder eines Projektes mit externen Zulieferern mittels Email, Telefonat oder persönlichem Gespräch weitergeleitet. Dieser Mittelweg wird durch Podio beseitigt. Das Ergebnis ist ein viel direkteres Projektmanagement, bei dem garantiert keine Infos mehr verloren gehen, weil jemand den Anruf vergessen hat oder eine E-Mail auf dem Weg zum Empfänger verloren ging. Der Austausch via Podio kann wie ein permanentes Projekt-Meeting verstanden werden.

 

Um dies zu garantieren, funktioniert Podio auf Cloud-Basis. Der Zugriff auf die Plattform erfolgt einfach und problemlos über die Internetseite und ist von überall und zu jeder Zeit möglich. Durch diese umfassende Verfügbarkeit ist eine permanente Aktualität aller Projekt-Prozesse gewährleistet. Ein Blick auf Podio genügt, um genau zu wissen, wie der Stand eines bestimmten Projektes gerade ist.

 

Was kostet die Benutzung von Podio?

 

Podio kann ganz individuell auf Ihre Bedürfnisse beziehungsweise die Größe Ihres Teams angepasst werden. Daraus ergibt sich ein differenziertes Kosten-Modell.

 

Wenn Sie Podio zunächst einmal kostenlos testen wollen, dann können Sie dies tun – solange Sie wollen! Der Haken daran ist, dass nur maximal fünf Ihrer Mitarbeiter auf die Cloud zugreifen können. Wenn Sie Podio jedoch umfangreicher nutzen wollen, haben Sie die Auswahl zwischen den Preis-Modellen Basic, Plus, Premium und Enterprise. Die monatliche Abrechnung ist abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter, die die Plattform nutzen. Als Mitarbeiter gelten alle Nutzer, die mit einer E-Mail-Adresse mit der Unternehmens-Domain angemeldet sind. Externe Nutzer, also Kunden, Freelancer, Zulieferer und andere Partner gelten nicht als Mitarbeiter. Podio vergibt für diese Nutzer unbegrenzt kostenlose Zugänge. Genauere Informationen zu den Preisen von Podio können Sie auf der Homepage des Cloud-Dienstes nachlesen.

 

Praxis: Hält Podio, was es verspricht?

 

Um authentisch über Podio urteilen zu könne, haben wir den Cloud-Dienst selbstverständlich in der Praxis für Sie getestet. Die Erkenntnisse dieses Tests können Sie im Folgenden nachlesen.

 

Die Funktionen von Podio im Überblick

 

  • Anlegen verschiedener Workspaces für verschiedene Projekte (offen oder privat)
  • Aktivitäten-Übersicht
  • Kalender
  • Aufgaben-Liste
  • Upload von Dateien
  • Kommentier-Funktion
  • Fragen-Funktion
  • Chat
  • Verschiedene Apps, z.B. Content Planner, Campaign Planner etc.

 

Wenn Sie sich bei Podio anmelden, haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Workspaces anzulegen. Diese können offen, also vom gesamten Team einsehbar, oder privat sein. Letzteres bedeutet, dass Sie den Workspace entweder allein zur Selbstverwaltung nutzen oder nur bestimmte Personen per E-Mail dazu einladen. Wer alle Mitarbeiter seines Unternehmens bei Podio versammelt, kann dank Rechte- und Rollensystem bestimmen, wer was sehen darf und soll. Auf diese Weise entsteht ein differenziertes Nutzungssystem, das perfekt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. Mitarbeiter oder externe Nutzer, die eine Einladung zu einem Podio-Workspace erhalten haben, müssen sich vor der Benutzung ein Profil mit Nutznamen und Passwort anlegen. Das ist notwendig, um sich im Anschluss immer wieder auf der Internetseite einloggen zu können. Die Anmeldung erfolgt einfach und schnell.

 

Unser Tipp: Nutzen Sie Podio als Intranet für Ihr gesamtes Unternehmen oder managen Sie einzelne Projekte darüber.

 

Podio ist nicht nur ein gutes Instrument zur unternehmensinternen Kommunikation und Zusammenarbeit, sondern funktioniert auch gut bei der Kollaboration mit externen Partnern wie z.B. Freelancern.

 

Im Praxis-Test hat sich gezeigt, dass Podio umso praktischer ist, je komplexer ein Projekt beziehungsweise je größer ein Team ist. Durch die Aktivitäten-Übersicht, die ein bisschen an die Timeline bei Facebook oder Twitter erinnert, hat man stets alles im Überblick und kann gewisse Schritte, die bereits erledigt wurden, immer wieder nachvollziehen. Darüber hinaus erhält jeder bei einer neuen Aktivität eine Benachrichtigung per E-Mail, was wiederum dazu führt, dass man nie etwas verpasst.

 

Die Benutzer-Oberfläche von Podio ist übersichtlich und schlicht aufgebaut. Einzelne Bausteine wie Kontakte oder Bausteine können individuell verschoben und angeordnet werden. Nach einer Erkundungs-Tour hat man sich schnell mit den wichtigsten Features vertraut gemacht und kann die Plattform aktiv benutzen. Sie müssen also kein IT-Genie sein, um Podio in Ihren Workflow zu integrieren und damit effektiv zu arbeiten.

 

Podio Startups Ein weiterer Vorteil von Podio, der sich im Praxis-Test herauskristallisiert hat: Die Plattform passt sich dank verschiedener Apps, die Sie hinzufügen können, individuell an Ihr Projekt und Ihre Arbeitsweise an. Wenn Sie den Cloud-Dienst beispielsweise verwenden wollen, um die Inhalte für Ihren Blog oder Ihre Social Media-Präsenzen zu koordinieren, sind die Apps Content Planner und Social Media Content Planner perfekt. Hinter diesen Applikationen verbergen sich einzelne Kalender, die von jedem Workspace-Mitglied genutzt und „befüllt“ werden können. Auf diese Weise ergibt sich ein homogener Redaktionsplan, der von allen Verantwortlichen eingesehen und verändert werden kann. Inhaltliche Dopplungen oder schlecht abgesprochene Postings gehören damit der Vergangenheit an.

 

Die Liste der Podio-Apps ist scheinbar unendlich. Die Plattform bietet für jedes Arbeitsfeld die passende Applikation an. Hierzu gehören unter anderem:

 

  • Event Management
  • IT Management
  • Community Management
  • Meeting und Konferenzen
  • Marketing
  • Finanzen
  • Software Entwicklung

 

Wenn Sie doch einmal der Meinung sind, nichts Passendes für Ihre Vorhaben zu finden, können Sie in wenigen Schritten sogar eine eigene App für Ihren Workspace anlegen. An dieser Stelle wird noch einmal besonders deutlich, wie gut sich Podio Ihrer Arbeitsweise anpasst und allen Ansprüchen gerecht wird.

 

 

Unser Fazit: Cloud-basiertes Arbeiten ist schwer im Kommen. Das hat auch seine Gründe! Diese Form des Projekt-Managements erleichtert Ihnen und Ihren Mitarbeitern das gemeinsame Arbeiten und sorgt dafür, dass Sie nie den Überblick verlieren beziehungsweise keine Informationen im Zuge des Workflows verloren gehen.

 

Aus diesem Grund ist Podio ein sehr gutes Tool für Ihr Startup. Das flexible Kostenmodell und die Möglichkeit der Nutzung verschiedener Apps sorgen dafür, dass sich die Plattform Ihrer Arbeitsweise anpasst – und nicht umgekehrt! Viele Unternehmen sind bereits begeistert von dem Anbieter und bescheinigen, dass die Effizienz Ihrer Arbeitsweise seit der Verwendung von Podio um ein Vielfaches gesteigert wurde.

 

Wenn Sie nun neugierig geworden sind, können Sie Podio kostenlos testen und somit herausfinden, ob die Plattform das richtige Tool für Ihr Startup ist.

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